Pour un commerçant, tenir la comptabilité est une tâche obligatoire et en même temps une aide dans la bonne marche de ses activités. En plus de permettre à celui-ci de fournir les documents nécessaires à l’administration fiscale, elle lui permet d’avoir un œil sur sa performance économique. Cependant, tenir une comptabilité n’a pas toujours été si facile jusqu’à l’apparition des caisses enregistreuses modernes. Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ? Comment la programmer ? Comment réaliser une vente avec une telle caisse ? Découvrez dans la suite de cet article des éléments de réponses à ces différentes questions.
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?
Une caisse enregistreuse est un ordinateur spécialisé dans le traitement et l’enregistrement des transactions financières. Elle est composée de deux grandes parties. Il s’agit de la partie logicielle et de la partie matérielle. Ces deux parties sont reliées entre elles dans une synchronisation parfaite.
Comment programmer une caisse enregistreuse ?
L’utilisation d’une caisse enregistreuse nécessite un certain nombre de paramétrages. Bien que celle-ci facilite les différentes tâches de comptabilité, sa programmation en tout début de son utilisation n’est pas une tâche facile. Pour éviter toute tracasserie, contactez un expert. Ce dernier se chargera de toute la programmation et mettra à votre disposition une caisse enregistreuse fonctionnelle.
En effet, pour une programmation d’une caisse enregistreuse, il faut :
Trouver un logiciel de caisse
Pour rendre fonctionnelle une caisse enregistreuse, il est nécessaire d’y installer un logiciel de caisse. Ce dernier permet d’exploiter efficacement les différentes ressources de la machine. Pour faire le choix de ce logiciel, plusieurs facteurs entrent en jeu. Au nombre de ceux-ci, nous pouvons citer :
La conformité du logiciel avec les normes
Tout ce qui touche à la comptabilité d’une entreprise est réglementé par les institutions fiscales. Ainsi, il est nécessaire d’opter pour un logiciel autorisé par celle-ci afin de mener vos activités en toute légalité.
La conformité du logiciel avec votre activité
Pour une meilleure utilisation d’une caisse enregistreuse, il est important d’opter pour un logiciel qui est en adéquation avec votre activité. Cela vous permet d’avoir plus de fonctionnalités et ainsi optimiser la performance de la caisse.
Renseigner les informations
Une fois que le logiciel est installé, vous pouvez passer à la création de vos articles. Cette création varie d’un logiciel de caisse à un autre. Mais dans tous les cas, vous devez remplir toutes les informations nécessaires à chaque article. Par ailleurs, il est important de renseigner les informations en rapport avec le ticket de caisse et la TVA.
Comment réaliser une vente ?
Après la programmation de votre caisse enregistreuse, il ne vous reste qu’à vous en servir. Pour cela, vous devez :
- Enregistrer les produits grâce au périphérique d’entrée
- Le périphérique peut être des touches, un écran tactile ou un lecteur code-barre
Le payement
Une fois que les produits sont enregistrés, la machine réalise automatiquement les calculs. Ainsi, le client peut procéder au payement. En fonction du mode de payement, vous devez appuyer sur le bouton correspondant (chèque, espèce ou carte bancaire). S’il s’agit d’un payement en espèce, vous devez renseigner manuellement le montant perçu. La machine calcule ensuite le montant restant et délivre un reçu.
En somme, une caisse enregistreuse est une solution qui facilite la vie aux commerçants. Cependant, pour un bon usage, il faut une bonne programmation. D’où l’importance de faire appel à un expert.
